Polityka prywatności (RODO)
Informacje dotyczą naszej strony internetowej, kontaktu z nami i opisanej współpracy przy obsłudze klientów. Stan na 28 września 2026 r.
1. Administrator
- Optima Prime Consulting Sp. z o.o.
- ul. Leona Wyczółkowskiego 2, 78-100 Kołobrzeg
- NIP: 6711865341 · REGON: 540934167
- KRS: 0001156397
- Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy w Koszalinie, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
- Kapitał zakładowy: 5 000,00 PLN
- E-mail: info@optimaprime.eu
- Tel.: +48 668 628 850
2. Formularz, e-mail i telefon
Przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail, wiadomość oraz dobrowolnie podane dane firmy, numer telefonu i wybrany temat, aby obsłużyć zapytanie. Imię i nazwisko, e-mail oraz wiadomość są wymagane w formularzu; bez nich nie możemy odpowiedzieć tym kanałem. Podanie danych jest dobrowolne.
Jeżeli zapytanie dotyczy Twojej własnej umowy lub działań przed jej zawarciem podejmowanych na Twoje żądanie, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Inne zapytania, w tym od osób kontaktowych firm, obsługujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest udzielanie odpowiedzi i organizowanie komunikacji biznesowej. Nie wymagamy na to zgody.
Formularz jest skonfigurowany do dostarczania wiadomości e-mailem. Nie tworzy dodatkowego archiwum wiadomości na serwerze WWW. Zapytanie nie oznacza zapisu na marketing. Formularz nie służy do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania. Prosimy nie przesyłać przez ten ogólny formularz danych zdrowotnych, kopii dokumentów tożsamości ani poufnych akt klientów.
2a. Współpraca spółek Optima
Optima Prime Consulting Sp. z o.o. i Bürodienstleistungen Optima GmbH regularnie wymieniają dane klientów w celu uzgodnionej obsługi zapytań i zleceń w Polsce i Niemczech, opieki nad klientami oraz koordynacji uzgodnionych usług. Uczestniczące spółki i ich dane kontaktowe są wymienione poniżej.
Zależnie od sprawy dotyczy to danych kontaktowych i firmowych, danych umów i zleceń, korespondencji oraz dokumentów księgowych i podatkowych potrzebnych do danego zlecenia. Dokumenty mogą także zawierać dane osobowe osób kontaktowych, pracowników lub innych wymienionych w nich osób. Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie albo od drugiej wskazanej spółki w ramach tej współpracy. Wymiana powinna ograniczać się do danych niezbędnych do konkretnego celu.
Podstawą obsługi i koordynacji usług wynikających z Twojej własnej umowy lub działań przed jej zawarciem podejmowanych na Twoje żądanie jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, o ile dane przetwarzanie jest do tego niezbędne. Inne czynności, np. komunikacja z osobami kontaktowymi firm, mogą opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO: naszym interesie w skoordynowanej obsłudze klientów i organizacji działalności, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne i nie przeważają interesy lub prawa osób, których dane dotyczą. Podstawy te nie uprawniają do nieograniczonej wymiany ani nie obejmują automatycznie trenowania własnych modeli AI.
W ramach doradztwa prawnego i podatkowego Rechtsanwalt Peter Klink otrzymuje również dane klientów i dokumenty potrzebne do konkretnego zlecenia doradczego. Zakres wynika z tego zlecenia i niezbędnego przetwarzania. Sama współpraca nie czyni go ogólnym odbiorcą wszystkich danych klientów.
Nie sprzedajemy danych klientów. Do danych osobowych używanych w tej współpracy mają zastosowanie kryteria przechowywania z punktu 7 i prawa z punktu 8. Pytania o wymianę danych możesz kierować do nas, korzystając z podanych danych kontaktowych.
- Optima Prime Consulting Sp. z o.o., ul. Leona Wyczółkowskiego 2, 78-100 Kołobrzeg, Polska — info@optimaprime.eu
- Bürodienstleistungen Optima GmbH, Körnerstraße 12, 10785 Berlin, Deutschland — info@buerooptima.de
2b. Wspólne oprogramowanie, usługi chmurowe i AI
Spółki korzystają ze wspólnego pakietu oprogramowania, w tym funkcji wspieranych przez AI, do przetwarzania i organizowania dokumentów klientów. Używamy Supabase do usług bazodanowych i aplikacyjnych oraz Google Drive do przechowywania plików i wspólnej pracy nad nimi. Dostawcy mogą przetwarzać przechowywane w tych usługach dane klientów, zleceń i dokumentów. Samo odwiedzenie tej strony nie ładuje tych wewnętrznych aplikacji.
Te usługi chmurowe są odrębne od integracji Google Maps opisanej w punkcie 6. Usługi chmurowe mogą wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Podlinkowane dokumenty dostawców opisują przetwarzanie, podwykonawców i zasady transferów; niemiecka lokalizacja hostingu naszej strony nie dotyczy automatycznie wszystkich tych usług.
Do trenowania własnych modeli w Optima Framework wolno dopuścić wyłącznie dane uprzednio całkowicie zanonimizowane. Dane osobowe klientów lub dane jedynie pseudonimizowane są wyłączone z tego celu treningowego. Zastąpienie nazwisk nie wystarcza, jeżeli osoby nadal można zidentyfikować na podstawie innych informacji lub klucza powiązań. Ta zasada treningu jest odrębna od przetwarzania danych osobowych w celu realizacji konkretnego zlecenia klienta.
3. Działanie strony, hosting i poczta
Wyświetlenie strony wymaga przetwarzania m.in. adresu IP, żądanego adresu i technicznych danych połączenia. Niezbędne udostępnienie strony i ochrona przed nadużyciami realizują nasz uzasadniony interes na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Do hostingu strony, obsługi skrzynek pocztowych i wysyłki e-maili korzystamy z ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, właściciel René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Niemcy. Według informacji dostawcy jego centra danych znajdują się w Dreźnie w Niemczech. Dostawca przetwarza dane potrzebne do świadczenia tych usług.
Konto hostingowe jest udostępniane w ramach Grupy Optima przez Bürodienstleistungen Optima GmbH, Körnerstraße 12, 10785 Berlin, Niemcy. Za tę stronę i obsługę Twoich zapytań odpowiada wskazana powyżej Optima Prime Consulting Sp. z o.o. Przy technicznej administracji kontem niemiecka spółka może uzyskać dostęp do przetwarzanych w nim danych.
Tworzenie logów dostępu i statystyk odwiedzin jest wyłączone w naszym koncie hostingowym. Dotyczy to logów i statystyk strony udostępnianych nam przez dostawcę. Należy je odróżnić od danych połączenia potrzebnych do wyświetlenia strony oraz własnego przetwarzania dostawcy w celach bezpieczeństwa lub obsługi technicznej. Strona jest udostępniana przez szyfrowane połączenie HTTPS.
Nasza skrzynka kontaktowa info@optimaprime.eu jest obsługiwana przez ALL-INKL. W administracji hostingu nie skonfigurowano dla niej automatycznego przekazywania kopii wiadomości. Zasady przetwarzania i przechowywania wiadomości opisują punkty 2 i 7.
4. Ochrona formularza przed nadużyciami
Punkt wysyłki ogranicza zapytania do pięciu prób na godzinę. W tym celu wykorzystuje identyfikator wyprowadzony z adresu IP przy użyciu tajnego klucza oraz znaczniki czasu. Ten mechanizm nie zapisuje surowego adresu IP ani treści wiadomości; nie dotyczy to odrębnych logów dostawcy hostingu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO i nasz interes w zapewnieniu dostępnego kanału kontaktu chronionego przed nadużyciami.
Liczenie obejmuje ruchome okno jednej godziny. Plik licznika wygasa godzinę po ostatniej zapisanej próbie i jest usuwany przy kolejnym dozwolonym żądaniu formularza lub uruchomieniu czyszczenia. Do tego czasu wygasły plik może pozostawać zapisany; nie zapewniamy usunięcia dokładnie po godzinie.
5. Dobrowolny kontakt przez WhatsApp
WhatsApp jest odnośnikiem zewnętrznym. Samo wejście na naszą stronę nie ładuje modułu WhatsApp; dopiero otwarcie linku uruchamia usługę. Możesz też skontaktować się z nami e-mailem lub telefonicznie.
Jeżeli napiszesz do nas tym kanałem, przetwarzamy numer telefonu, widoczne dane profilu i wiadomości do obsługi zapytania na podstawach opisanych w punkcie 2.
WhatsApp Ireland Limited przetwarza podczas korzystania także dane urządzenia i połączenia. Możliwe są transfery poza EOG. Polityka dostawcy opisuje jego retencję i podstawy transferów, w tym decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony oraz standardowe klauzule umowne.
6. Google Maps
Mapa jest zablokowana do czasu zgody wyrażonej w ustawieniach cookies lub przyciskiem przy mapie wyraźnie informującym o zapamiętaniu wyboru. Podstawą osadzenia jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Dla użytkowników z EOG dostawcą jest Google Ireland Limited. Po załadowaniu mapy Google otrzymuje m.in. adres IP i może używać cookies. Możliwe jest przetwarzanie poza EOG, w szczególności w USA. Szczegóły i zabezpieczenia transferów Google opisuje w podlinkowanych informacjach.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili przez „Ustawienia cookies” i „Tylko niezbędne”. Osadzona mapa zostanie usunięta i załaduje się ponownie dopiero po nowej zgodzie. Wycofanie działa na przyszłość; nie cofa danych już przekazanych Google.
7. Przechowywanie i odbiorcy
Zapytania otrzymane przez formularz, e-mail, telefon lub WhatsApp przechowujemy do zakończenia ich obsługi. Następuje to, gdy udzielono odpowiedzi lub sprawę rozwiązano w inny sposób i nie pozostają związane z nią pytania ani uzgodnione dalsze czynności. Następnie usuwamy dane, chyba że są nadal potrzebne do zawartej umowy lub z przyczyn opisanych poniżej.
W przypadku zlecenia dalsze przechowywanie zależy od realizacji umowy. Dokumenty objęte prawnym obowiązkiem retencji przechowujemy do końca właściwego okresu (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnych roszczeń mogą być przechowywane do upływu właściwego terminu przedawnienia albo prawomocnego zakończenia trwającego postępowania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie każde zapytanie jest dokumentem księgowym objętym ustawową retencją.
ALL-INKL regularnie tworzy kopie zapasowe naszych skrzynek pocztowych. Usunięte e-maile mogą pozostać w kopii do zastąpienia lub usunięcia danego stanu kopii. Kopie służą odtworzeniu danych po awarii technicznej; kryteria usuwania danych z bieżącej obsługi zapytań nadal obowiązują.
Odbiorcami są osoby obsługujące sprawy w Optima Prime oraz spółki, dostawcy usług i prawnik wskazani w punktach 2a i 2b w zakresie ich zadań. Hosting i pocztę zapewnia ALL-INKL; techniczna administracja kontem jest opisana w punkcie 3. Dane może także przetwarzać wskazany przez ALL-INKL usługodawca Neue Medien Münnich GmbH, Bautzener Str. 56, 02742 Neusalza-Spremberg, Niemcy, w ramach tych usług technicznych. WhatsApp i Google Maps opisano oddzielnie w punktach 5 i 6; Google Drive należy do usług chmurowych z punktu 2b.
Ustawienia strony zapisane w przeglądarce i ich okresy przechowywania opisuje Polityka cookies.
8. Twoje prawa
Na warunkach przewidzianych prawem możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych. W tym celu napisz na info@optimaprime.eu.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili na przyszłość, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Możesz złożyć skargę do organu nadzorczego, w szczególności w miejscu zwykłego pobytu, pracy lub domniemanego naruszenia. Polskim organem właściwym dla naszej siedziby jest Prezes UODO.
Twój kolejny krok zaczyna się od rozmowy.
Założenie firmy, wsparcie na co dzień czy inwestycja w Polsce — opowiedz nam o swoich planach.